Stop väärinkäytöksille! – Ilmoituskanavasta kasvuyrityksen vastuullisuuden mittari

Mitä tehdä, jos huomaa yrityksen suhmuroivan arveluttavasti tai toimivan epäeettisesti? Keskuskauppakamarin uusi Ilmoituskanava tarjoaa luotettavan väylän ilmoittaa anonyymisti erilaisista väärinkäytösepäilyistä. Whistleblowing-järjestelmä on osa yrityksen eettistä liiketoimintaa, ja siksi jokaisen vastuullisen kasvuyrityksen tulisi ottaa sellainen käyttöönsä.

Keskuskauppakamarin uuden Ilmoituskanava-palvelun taustalla on EU:n whistleblowing-direktiivi, jonka mukaan muun muassa yli 50 hengen yritysten täytyy ottaa käyttöönsä järjestelmä, jonka kautta voi ilmoittaa epäeettisestä toiminnasta ja väärinkäytöksistä. Direktiivi on saatettava kansallisesti voimaan vuoden 2021 joulukuussa. 

Vaikka yrityksillä on aikaa reagoida vielä vuodenpäivät, Keskuskauppakamarin itsesäätely- ja vastuullisuusjohtaja Stina Wikberg kertoo, että aihe on herättänyt jo paljon kiinnostusta. 

– On mahtavaa huomata, että suomalaiset yritykset toimivat ennen kuin on aivan pakko. Myös sellaiset kasvuyritykset, joita direktiivi ei virallisesti velvoita, ovat heränneet huomaamaan, miten tärkeästä asiasta on kyse, Wikberg iloitsee. 

Hänen mukaansa Ilmoituskanava ei ole vain pakollinen paha vaan ennen kaikkea konkreettinen riskienhallintaväline. Jos väärinkäytökset paljastuvat, ne voivat vahingoittaa yrityksen brändiä ja aiheuttaa merkittävää mainehaittaa. Lopputulos voi näkyä ikävänä miinuksena yrityksen tilipussissa.

Niinpä Ilmoituskanava on väylä, jonka avulla yritysjohto saa tietää ongelmista ennen kuin on liian myöhäistä. Kun tietoa kerätään mahdollisimman laajasti ja mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, väärinkäytöksiin voidaan reagoida hyvissä ajoin. 

– On myös vahvaa näyttöä siitä, että jos whistleblowing-kanava on käytössä, kiinnijäämisen riski on suurempi. Tämä taas vähentää jo ennakkoon väärinkäytöksiä, Wikberg huomauttaa.

Anonymiteetti takaa suojan henkilöstölle ja sidosryhmille

Vaikka erilaisia whistleblowing-kanavia on jo kansainvälisillä markkinoilla, puolueettomana ja yritysten etua ajavana tahona Keskuskauppakamari päätti luoda oman Ilmoituskanavan. 

– Haluamme tarjota suomalaisille yrityksille kustannustehokkaan, helppokäyttöisen ja läpinäkyvän palvelun, joka auttaa hallitsemaan vastuullisuuskysymyksiä entistä paremmin, Wikberg kuvailee.

Kaikki yritykset eivät kuitenkaan tiedosta, miten laajasti direktiivi koskee sekä yrityksen henkilöstöä että sen sidosryhmiä. Siksi Keskuskauppakamari järjestää aiheeseen liittyviä tietoiskuja yrityksille. 

Whistleblowing-kanavaa voivatkin hyödyntää yrityksen työntekijöiden lisäksi osakkeenomistajat, alihankkijoiden ja toimittajien palveluksessa olevat työntekijät sekä mahdolliset vapaaehtoistyöntekijät ja harjoittelijat. Yhtä lailla entiset työntekijät ja työnhakijat voivat tehdä ilmoituksen. Halutessaan yritys voi tarjota myös suuremmalle yleisölle mahdollisuuden ilmoitusten tekemiseen. 

Avoimen viestinnän ansiosta kaikki asianosaiset tietävät, miten väärinkäytöksen voi ilmiantaa. Wikbergin mukaan kynnystä ilmoituksen tekemiseen madaltaa anonymiteetti, joka suojaa ilmoituksen tekijää. 

– Anonymiteetin ansiosta ilmoittajan ei tarvitse pelätä oman työpaikkansa menettämisen puolesta. Todennäköisesti ilmoitukset ovat myös rehellisempiä, kun ne voi antaa nimettöminä, Wikberg näkee.

Keskuskauppakamarin itsesäätely- ja vastuullisuusjohtaja Stina Wikberg suosittelee, että ilmoituksia ei ota vastaan vain yksi henkilö.

Luottamuksellinen Ilmoituskanava on tietoturvan taidonnäyte

Ottaessaan käyttöön Ilmoituskanavan yrityksen pitää miettiä, miten se käytännössä käsittelee ilmoituksia: Miten ilmoituksen tullessa toimitaan? Entä miten siitä viestitään ja raportoidaan?

Usein vastuussa on esimerkiksi yrityksen henkilöstöhallinto. Suositeltavaa on, että ilmoituksia ei ota vastaan vain yksi henkilö.

– Jos esimerkiksi ainoastaan toimitusjohtaja käsittelee ilmoituksia ja ilmoitus sattuukin koskemaan häntä, ilmoitusta ei välttämättä käsitelläkään enää puolueettomasti, Wikberg havainnollistaa.

Koska Ilmoituskanavassa liikkuu useimmiten todella herkkää tietoa, kuten liikesalaisuuksia ja henkilötietoja tai molempia yhtä aikaa, tietoturva on ykkösasia. Palvelulle onkin tehty jo useita tietoturva-auditointeja, ja sama käytäntö jatkuu tulevaisuudessa.

Wikberg korostaa, että samanlainen tietoturvamentaliteetti on jalkautettava myös yrityksen sisäisiin prosesseihin. Niinpä ilmoituksiin on oltava pääsy vain niillä, joille se oikeasti kuuluu.

– Vaikka ihmisillä on tärkeä rooli antaa palautetta väärinkäytöksistä, ihminen on monesti myös yrityksen suurin tietoturvariski. Millään yrityksellä ei ole varaa vahinkoihin, Wikberg painottaa.

Näin Ilmoituskanava toimii:

  • Ilmoittaja ilmiantaa väärinkäytösepäilyn järjestelmän kautta anonyymisti.
  • Ilmoituskanavan toiminnasta vastaavat henkilöt ottavat ilmoituksen vastaan luottamuksellisesti. 
  • Yritys antaa ilmoittajalle vastaanottoilmoituksen viimeistään seitsemän päivän kuluttua ilmoituksen tekemisestä.
  • Yritys antaa ilmoittajalle kolmen kuukauden sisällä tiedon, millaisiin toimenpiteisiin ilmoitus on johtanut.