Viisi vinkkiä digitaaliseen fasilitointiin — kokemuksia Howspacesta

Kasvu Open kehittää digitapahtuminen asiakaskokemusta jatkuvasti paremmaksi.

Kasvu Open oli aloittanut digitaalisten toteutustapojen ja konseptien suunnittelun jo ennen koronapandemiaa, mutta pandemian aiheuttamat poikkeusolot aktivoivat digitaalisen toimintamallin aiottua nopeammin.

Pandemian myllerryksessä keväällä 2020 tunnelma Kasvu Openilla oli hämmentynyt, mutta yhtäaikaa rohkea ja luottavainen. Kokemuksia Howspacesta oli jo kerrytetty, mutta organisaatio ei ollut valmistautunut viemään yritystapahtumia digiin muutaman viikon sisällä. Näin kuitenkin tehtiin.

– Viime vuosi meni pandemiasta ja nopeutetusta digiloikasta huolimatta hyvin. Suurin onnistuminen oli, ettei meidän tarvinnut perua yhtään tapahtumaa. Päinvastoin, toteutimme tapahtumia suunniteltua enemmän, ja se on digin ansiota, iloitsee Kasvu Openin kehitysjohtaja Leena Räisänen

Keväällä 2020 Kasvu Open siirsi kaikki yritystapahtumansa verkkoon Howspacen avulla. Hyvän palautteen ja onnistumisten ohella kulunutta vuotta väritti jatkuva kehittäminen ja uuden oppiminen. Kokosimme opeista Leena Räisäsen ja Kasvu Openin yhteisömanagerin Vivi Pöntiön kanssa viisi vinkkiä digitaaliseen fasilitointiin.

1 Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty

Kun Kasvu Open alkoi siirtää yritystapahtumiaan digiin, suunnitelmia tehtiin aluksi useita. Tämän kautta tiimi sai arvokasta oppia ja oivalluksia siitä, miten eri tavoin asioita voi järjestellä ja pilkkoa digitaalisessa työtilassa ja mitä kaikkea asiakkaiden matkan suunnittelussa tulee ottaa huomioon.

Mitä enemmän osaaminen on karttunut, sitä tärkeämmäksi kokonaisuuden ja asiakkaiden matkan suunnittelu on noussut. Vaikka suunnittelu vie aikaa, pitkällä tähtäimellä hyvä suunnitelma nopeuttaa varsinaista toteutusta.

– Kun olemme suunnitelleet toteutuksen tarpeeksi hyvin ja saaneet lisää kokemuksia Howspacesta, olemme pystyneet säästämään aikaa toteutusvaiheessa, Pöntiö toteaa.

Howspace on mahdollistanut asiakkaiden matkan jäsentämisen uudella tavalla. Kaikkea tietoa ei tarvitse jakaa kerralla, vaan ennemminkin asteittain. Ensin on hyvä aloittaa siitä, miten prosessin haluaa etenevän.

2 Asiakkaan kokemus on toteutuksen lähtökohta

Leena Räisänen kertoo, että Kasvu Openin yritystapahtumien digitototeutusta on ohjannut ajatus ehjästä ja mielekkäästä kokemuksesta. Ennen kokemuksia esimerkiksi digitaalisesta sparrauksista vielä epäiltiin, onnistuvatko kohtaamiset digitaalisessa ympäristössä lainkaan. Kasvu Open onnistui kuitenkin yllättämään osallistujat positiivisesti. 

Pandemiavuoden aikana ihmiset ovat tottuneet osallistumaan erilaisiin digitaalisiin tapahtumiin. Tämän myötä osa on jopa kypsynyt ruudun tuijotteluun. Haasteena vakiintuneessa digikulttuurissa on, kuinka parantaa asiakaskokemusta. Räisäsen mukaan Kasvu Openille keskiössä ovat nyt elämyksellisyys ja sujuva kokemus.

Kasvu Open kehittää digitapahtuminen asiakaskokemusta jatkuvasti paremmaksi.
Kasvu Open kehittää digitapahtuminen asiakaskokemusta jatkuvasti paremmaksi. Paranusten keskiössä ovat nyt elämyksellisyys ja sujuva kokemus.

3 Luottamus rakentaa yhteisön – tai ekosysteemin

Kasvu Openin toiminnan ydin on vapaaehtoisten sparraajien, sparrausta kaipaavien yrittäjien ja kasvua tukevissa kumppanien yhteistyössä. Howspacen avulla yhteisö, tai Kasvu Open termein ekosysteemi,  on voitu koota yhteen samaan paikkaan ja työtilat on rakennettu yhteistä keskustelua varten.

Jotta keskustelua saadaan aikaan, pitää  kiinnittää huomiota ekosysteemin sisäiseen luottamukseen ja rakentaa yhteenkuuluvuuden tunnetta. Jos luottamusta ei ole, keskustelua ei synny. 

Se  vuoksi ekosysteemin fasilitoijan pitää keskittyä yhteisön jäsenten tutustumiseen ja keskinäisen vuorovaikutuksen rakentamiseen. 

– Syntyvän keskustelun tai ennemminkin sen mahdollistamisen kannalta on tärkeää,  että jokainen yhteisön jäsen esittäytyy. Ohjattujen polkujen ja tehtävien kautta fasilitoija voi pitää huolen, että tämä toteutuu, Pöntiö sanoo.

Hän on huomannut, että ihmiset ovat aktivoituneet koko ajan entistä enemmän keskustelemaan. On kuitenkin hyvä muistaa, että luottamuksen rakentaminen etenkin uusien yhteisöjen sisällä vie aikaa. 

– Fasilitoijan rooli digissä on erittäin tärkeä, sillä hän voi omalla esimerkillään näyttää, kuinka tilassa toimitaan ja rakentaa hyvällä läsnäololla luottamuksen ilmapiiriä, Pöntiö lisää.

4 Opeta ja osallista osallistujia jatkuvaan työskentelyyn

Useimpien Kasvu Openin järjestämien yrityspalveluiden ja -tapahtumien (Kasvupolut, yritysohjelmat) malli perustuu jatkuvaan työskentelyyn, ei pelkästään yksittäisiin tapahtumiin. Haasteena onkin ollut, miten hyödyntää Howspacea pitkäkestoisemmin ja sitouttaa osallistujia laajemmin mukaan.

Räisänen ja Pöntiö ovat oppineet, että keskustelu ei synny välttämättä itsestään vaikka alustalle olisi teknisesti luotu paikkoja olla yhteydessä muihin ihmisiin.

– Keskustelun synnyttäminen vaatii vahvaa fasilitointia. Ihmiset on kutsuttava osallistumaan ja ihmisiä pitää ohjata. Fasilitoijan merkitys on keskustelun synnyttäjän ja luottamuksen rakentajana on äärettömän tärkeä, Räisänen painottaa.

Howspace kokoaa yjteisön tai ekosysteeminen samaan paikkaan. Työtilat on rakennettu yhteisiä keskusteluja ja toimintoja varten.

5 Viesti keskitetysti ja johdonmukaisesti

– Howspacen avulla olemme voineet viedä sparraajayhteisön sekä kumppaniyhteisömme uudelle tasolle ja samalla olemme voineet myös keskittää omaa tekemistä ja viestintää, Vivi Pöntiö summaa yhteen kokemuksia Howspacesta.

Digitaalinen toteutustapa on pakottanut Kasvu Openia miettimään myös ekosysteemin sisäistä viestintää uusiksi. Howspacen avulla viestinnän keskittäminen yhteisön jäsenille heidän oman aktiivisuutensa tai tietyn ajankohdan mukaan on muuttanut Kasvu Openin toimintalogiikkaa. 

Pöntiö toteaakin, että oman työn johtaminen on helpottunut, koska viestejä pystyy ajastamaan pitkällekin eteenpäin. Viestien kohdentaminen ja ajastaminen auttavat prosessin eteenpäin viennissä sekä asiakaskokemuksen sujuvuuden ylläpidossa.