“Onko tilaa ja mihin hintaan?” on tuttu keskustelunavaus, kun tilaisuutta suunnitteleva asiakas kilauttaa Technopoliksen kokouskoordinaattori Anniina Kuivaselle, joka etsii asiakkaiden toiveiden mukaisen tilan ja räätälöi tarjouksen vastaamaan asiakkaan tarpeita.
Hyvä sijainti, ammattimainen ja toimiva ympäristö sekä tarjoilut ovat onnistuneen tilaisuuden avaintekijät, joita yhdistää sama suunnittelun lähtökohta: vieraat.
– Jokaisen kokousta, tapahtumaa tai muuta tilaisuutta suunnittelevan henkilön kannattaa aloittaa suunnittelu vieraista. Kuinka paljon vieraita on? Miten he tulevat paikalle? Mitä tarjoiluja tilaisuudessa olisi hyvä olla? Lisäksi on hyvä miettiä minkälaista tekniikkaa tarvitaan tilaisuuden aikana, Technopoliksen kokouskoordinaattori Anniina Kuivanen listaa tärkeimpiä kysymyksiä suunnittelun tueksi.
Usein asiakas varaa tilan heti, kun hän tietää vierasmäärän ja tilaisuuden päivämäärän. Technopoliksen tilojen suhteen tiedot riittävät, sillä kaikkien tilojen yhteydestä löytyy parkkimahdollisuus, mahdollisuus tilata tarjoilut, helposti muunneltavat, eri kokoiset tilat sekä aulapalvelu eksyneiden tueksi. Siksi Kuivanen hoitaa helposti tilan ja tarjoilut, mutta kannustaa silti asiakkaita antamaan aikaa myös itse tilaisuuden suunnittelulle.
– Jos olet itse vieraana esimerkiksi kokouksessa, mitä asioita sinä arvostat?
“Yrityksen järjestämän tilaisuuden, kokouksen tai asiakastapahtuman ohjelma kannattaa suunnitella aikataulustaan väljäksi, jotta vierailla on mahdollisuus verkostoitumiseen.”
Onnistunut tilaisuus on yhdistelmä tunnetta ja toimivia käytäntöjä
Tilaisuuden onnistumiseen vaikuttavat vahvasti tunnelma ja fyysisen tilan elementit, kuten mahdollisuus laadukkaaseen etäyhteyteen. Kuivanen kertoo, että etäyhteyttä pidetään koronan jälkeen lähes itsestäänselvyytenä.
– Toimivat puitteet hybriditilaisuudelle kannattaa aina varmistaa. Meillä on mahdollisuuksia monen eri kokoluokan hybriditilaisuuteen, Kuivanen muistuttaa.
Fyysisen tilan tärkeät elementit ovat:
- esteettömyys
- yksityisyys ja turvallisuus
- tietoturva ja -yhteydet
- av-tekniikka
- äänieristys
- tilan oikea koko ja tyyli
Tunnelmaa luovat esimerkiksi:
- tarjoilut, joissa on huomioitu tilaisuuden luonne ja mahdolliset ruokarajoitteet
- opasteet (mahdollisuuksien mukaan), jotta oikea tila löytyy vaivatta
- vieraiden vastaanottaminen ja ohjaaminen oikeaan tilaan
- mahdolliset tilaan ja tilaisuuden tyyliin sopivat somisteet, kuten roll-upit, julisteet tai musiikki
- ajallisesti paineeton ohjelma ja aikataulu
– Erityisesti, yrityksen järjestämän tilaisuuden, kokouksen tai asiakastapahtuman ohjelma kannattaa suunnitella ajallisesti väljäksi, jotta vierailla on mahdollisuus verkostoitumiseen. Kahvitauot ovat tähän erinomaisia hetkiä, Kuivanen sanoo.
Valmis palvelu vähentää asiakkaiden stressiä
– Yleisin tarve on 20–30 hengen kokoustiloille. Myös muutaman hengen “haastattelutilat” ovat kysyttyjä. Moni yritys ei halua tai saa viedä työhaastatteluihin osallistuvia henkilöitä omiin tiloihinsa. Me voimme tarjota tietoturvalliset tilat, jotka ovat helposti saavutettavissa sijainneissa, Kuivanen sanoo.
Mutta miksi kokoustaa tai järjestää yritystapahtuma muissa kuin omissa tiloissa? Kuivanen miettii kysymystä hetken.
– Nopeus, helppous ja joustavuus, hän tiivistää, ja jatkaa:.
– Oma kokemukseni on, että asiakkaat haluavat näitä asioita. Valmis tuote on helppo, stressivapaa ja riskittömämpi. Jos vierasmäärä laskee tai nousee, voimme nopeasti vaihtaa tilan sopivampaan.
Technopoliksen toimipisteiden kokous- ja tapahtumatiloja ja niiden hintoja voit vertailla yrityksen verkkosivuilla. Myös yhteydenotto, tilavaraukset ja tarjouspyynnöt onnistuvat verkossa.
