IT-kehitysprojekti – “Tuplaa budjetti ja aikataulu”
Tämän ystävällisen neuvon, “tuplaa budjetti ja aikataulu”, olen kuullut lukuisilta eri tahoilta järjestelmäprojektimme käynnistyttyä. Onnea matkaan -toivotus on tullut myös tutuksi.
Nyt digi-projektimme kääntyessä loppusuoralle olemme edelleen lähes aikataulussa ja budjettikin on vaarassa alittua. Miten tässä oikein näin kävi?
Muutamia oppeja ja oivalluksia on tarttunut matkaan kehitysprojektin keskiössä työskennellessäni. Haluan jakaa niistä muutaman.
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty
Mikä klisee! Kuitenkin niin totta. Käynnistimme oman digikehitys -hankkeemme kokonaisvaltaisella palvelumuotoilu -projektilla, johon onnistuimme valitsemaan meidän tilanteeseemme täydellisesti sopivan kumppanin Passi & Ripatti Oy:n.
Ilman tätä syvällisempää, ulkopuolisen kanssa työstettyä analyysiä toiminnastamme, olisimme perustaneet teknologiavalinnat vääriin asioihin. Askeleen ottaminen taaksepäin projektin alussa ja ison kuvan tarkastelu tuntui aluksi tuskalliselta, kun tahtotila oli mennä kovaa vauhtia eteenpäin, mutta se kannatti.
Oikeat kumppanit projektityöhön
Se, että asiat ovat koko ajan edenneet ja monitoimittajamalli järjestelmien osalta toimii, perustuu täysin siihen, että valitsimme teknologiakumppaneiksi tahoja, jotka ovat paitsi todella taitavia ja huippuammattilaisia, myös meitä ja toisia kumppaneita lähellä.
Kun teknologiakumppanit tuntevat myös toisensa, heidän on helppo työskennellä tiiviisti ja sopia etenemistä. Tämä on ollut meidän tapauksessamme ehdottoman tärkeää, sillä projektipäällikön eli allekirjoittaneen ymmärrys järjestelmäkehityksestä ja teknologioista ei yllä sille tasolle, että olisin pystynyt jakamaan ohjeita kumppaneille miten missäkin tilanteessa täytyy edetä. Hyvässä yhteisymmärryksessä on tehty aikataulusuunnitelma ja teknologiakumppanit ovat pystyneet keskenään käymään teknisen puolen asioita läpi.
Tästä iso kiitos henkilöille Ceili Oy:n, Markkinointiakatemia MAK Oy:n, Ficonic Solutions Oy:n, Prospectum Oy:n, Multimentor Oy:n sekä Howspace Oy:n henkilöille.
Projektipäällikön päätöksenteko mahdollisimman helpoksi
Helpottaa ja nopeuttaa kummasti projektia, että projektipäällikölle on annettu oikeus ja velvollisuus tehdä päätöksiä ja ratkaista asioita ilman monimutkaisia sisäisiä hyväksymiskäytäntöjä. Olemme pystyneet pitämään oman kehitystyöryhmämme pienenä ja tehokkaana ja nopeasti pystyneet vastaamaan teknologiatoimittajien joskus haastaviinkin kysymyksiin.
On selvää, että digitaalinen kehitys muuttaa useita eri prosesseja ja pakottaa uudistamaan toimintaa muutenkin, joten on tärkeää voida päättää, että näin tullaan jatkossa toimimaan. Toki päätöksentekoa huimasti helpottaa myös alussa tehty palvelumuotoilu, jossa osallistettiin koko tiimiä suunnitelmien tekemiseen.
Kaikkien järjestelmien käyttöönotto tulee vielä meidän tiimille olemaan oma koetuksensa. Nyt on keskitytty vielä järjestelmän rakentamiseen. Olemme vasta pääsemässä varsinaiseen haasteeseen, eli poisoppimiseen vanhoista käytännöistä ja uusien opetteluun. Se onkin oma tarinansa se, josta lisää myöhemmin. Toki kehitystyömmekään ei ole vielä ihan kalkkiviivoilla ja järjestelmät eivät vielä ole meillä käytössä, joten on toki vieläkin mahdollisuus, että tuo alun ystävällinen neuvo vielä tulee tarpeeseen.
